Para que serve o relatório diário
O relatório é a prova do serviço. É com ele que o contratante confere o que recebeu, que o financeiro fatura os extras e que a sua equipe se defende quando surge uma reclamação dias depois.
Por isso ele precisa ser diário. Em um evento de três dias, o que aconteceu no primeiro já está esquecido no terceiro. Um relatório por dia, fechado no próprio dia, evita que detalhes importantes dependam da memória de alguém.
O que todo relatório de evento precisa ter
- Cabeçalho do evento: nome, contratante, local, data do dia e o serviço contratado.
- Resumo do dia: duas ou três frases com o que correu bem, o que deu problema e o que ficou pendente.
- Linha do tempo: cada registro com o horário em que aconteceu, e não o horário em que foi anotado.
- Ocorrências: o que saiu do previsto, onde, quem foi avisado e como foi resolvido.
- Pedidos extras: o que foi pedido, por quem, quantidade, valor e se o contratante aprovou.
- Fotos: do serviço entregue, das avarias e de qualquer coisa que possa ser questionada depois.
- Contato do responsável: quem responde pelo serviço naquele dia.
Modelo pronto para usar
Use esta estrutura como base. Cada linha da linha do tempo é um registro, com o tipo indicado.
| O que registrar | Exemplo |
|---|---|
| Evento | Convenção de Vendas 2026, Construtora Horizonte |
| Local e data | Centro de Convenções, São Paulo. Segunda-feira, 12 de outubro |
| Serviço | Coffee break, almoço e coquetel para 300 pessoas |
| Resumo do dia | Serviço no horário. Atraso na doca resolvido antes do almoço. Um extra aprovado. |
| 07:40 Observação | Coffee break montado, três ilhas prontas antes da abertura. Foto anexada. |
| 10:15 Pedido extra | 10 caixas de água, pedidas por Marcos Teixeira. R$ 380,00. Aprovado às 10:22. |
| 12:05 Ocorrência | Caminhão esperou 25 minutos pela doca. Resolvido pela administração do prédio. |
| Responsável | Ana Ribeiro, (11) 4000-1000 |
Os erros mais comuns
- Escrever o relatório no fim do dia, de memória, e perder horários e detalhes.
- Misturar observações internas da equipe com o que vai para o contratante.
- Registrar o pedido extra sem o nome de quem pediu e sem a aprovação.
- Mandar fotos soltas pelo WhatsApp, sem dizer a que registro cada uma se refere.
- Enviar um arquivo diferente a cada dia, que o contratante precisa juntar sozinho.
Como montar esse relatório sem planilha
Planilha e grupo de WhatsApp funcionam até o primeiro evento corrido. No VPort, a equipe registra pelo celular durante o serviço, já com foto e horário, e o relatório do dia se monta sozinho, com a marca da sua empresa.
O contratante recebe um link único do evento, acompanha os registros em tempo real e aprova os pedidos extras por ali. Ao final, o evento inteiro pode ser baixado em PDF ou em planilha.