Checklist de montagem de stand, do recebimento à liberação.

• Projeto aprovado pelo expositor, com a última versão impressa ou no celular de quem coordena a montagem.
• Aprovação do projeto pela organizadora da feira, quando ela exige.
• Horário de acesso das docas e regras de carga e descarga do pavilhão.
• Credenciais da equipe de montagem, com nome e documento de todo mundo.
• Lista de material conferida no galpão antes de carregar o caminhão.
• Contato do responsável do expositor e do responsável da organizadora.

É aqui que nasce boa parte dos problemas. Material que chega amassado, peça que ficou no galpão, caminhão que espera uma hora pela doca. Se nada disso é registrado, quem responde depois é a montadora.

• Horário de chegada do caminhão e horário em que a doca foi liberada.
• Foto do material na descarga, principalmente de peças grandes e de acabamento.
• Qualquer avaria já anotada na hora, com foto, antes de começar a montar.
• Conferência do que faltou, para pedir reposição ainda no primeiro dia.

• Marcação do piso conferida com a planta do pavilhão antes de subir estrutura.
• Ponto de energia e ponto hidráulico, quando houver, confirmados com a organizadora.
• Fotos de cada etapa: estrutura, fechamento, elétrica, acabamento, comunicação visual.
• Registro de qualquer mudança pedida pelo expositor durante a montagem, com o nome de quem pediu.
• Ocorrências do pavilhão: falta de energia, atraso de outro fornecedor, bloqueio de corredor.

Mudança pedida pelo expositor no meio da montagem é pedido extra. Anote o que foi pedido, quem pediu e o custo, e peça aprovação antes de executar. É o tipo de coisa que ninguém lembra na hora de pagar.

1. Faça uma volta completa pelo stand com o responsável do expositor.
2. Confira item por item com o projeto: mobiliário, iluminação, tomadas, comunicação visual, depósito.
3. Anote o que ficou pendente e o prazo para resolver.
4. Tire fotos do stand pronto, de vários ângulos, com data e horário.
5. Registre o horário da entrega e o nome de quem recebeu.

Essas fotos são a sua proteção. Se no terceiro dia de feira aparecer uma avaria, você consegue mostrar como o stand foi entregue.

Muitas montadoras deixam alguém de plantão durante a feira. Vale registrar cada chamado: lâmpada queimada, porta do depósito emperrada, pedido de mais uma tomada. O expositor costuma esquecer quantas vezes foi atendido, e esse histórico ajuda a mostrar o valor do serviço e a cobrar o que foi extra.

• Horário de início da desmontagem, respeitando a liberação da organizadora.
• Foto do material que volta para o galpão e do que é descartado.
• Avarias encontradas na desmontagem, separando o que já existia do que aconteceu durante a feira.
• Foto do espaço vazio e limpo, como foi entregue à organizadora.
• Horário da liberação e nome de quem conferiu pelo pavilhão.

No VPort, a equipe registra cada etapa pelo celular, com foto e horário, mesmo sem sinal no pavilhão. O expositor acompanha a montagem por um link, aprova as mudanças pedidas e recebe no fim um relatório com a entrega documentada.