Checklist de buffet para evento corporativo, do alinhamento ao fechamento.

• Número de pessoas por refeição, e não só o total do evento.
• Horários exatos de coffee break, almoço e coquetel, e quem avisa se a programação atrasar.
• Restrições alimentares já levantadas: vegetariano, vegano, sem glúten, sem lactose, alergias.
• Quem pode pedir extra e quem aprova o custo.
• Tabela de preços dos extras mais comuns: água, café, garçom por hora, reposição de itens.
• Contato do responsável pela cozinha e pela copa no local.

• Montagem pronta pelo menos 30 minutos antes do horário.
• Identificação dos pratos com os principais alérgenos.
• Equipe em posição, com o líder de turno definido.
• Foto da montagem pronta, com horário.
• Estoque de reposição conferido: copos, guardanapos, café, água.

A foto da montagem pronta antes da abertura é a melhor defesa contra a reclamação "o coffee atrasou". Ela mostra que estava tudo pronto às 9h40, mesmo que a palestra tenha terminado às 10h20.

• Reposições anotadas com horário, principalmente de itens que podem ser cobrados à parte.
• Pedidos extras registrados com quantidade, quem pediu e aprovação.
• Ocorrências: falta de energia na copa, atraso de entrega, equipamento com defeito.
• Quem do cliente pediu para estender o serviço, se isso acontecer.

Anote o que foi consumido em cada serviço: quantas doses de café, quantas garrafas de água, quantas porções. Parece trabalho a mais, mas é o que permite cobrar o que foi além do contratado e orçar o próximo evento com precisão.

Depois de alguns eventos, você passa a saber quanto um grupo de 300 pessoas de uma convenção de vendas consome em um coffee break de manhã, e quanto consome à tarde. Esse número vale dinheiro na hora de montar proposta.

1. Confira os extras do dia e quem aprovou cada um.
2. Registre o consumo total por item.
3. Anote o que ficou pendente para o dia seguinte: reposição de estoque, ajuste de horário, troca de equipe.
4. Mande ao cliente um resumo curto: serviços entregues, extras aprovados, ocorrências e o que muda amanhã.
5. Guarde as fotos do dia ligadas aos registros.

Junte os relatórios de todos os dias em um só documento, com o resumo dos extras, o consumo total e as fotos principais. Esse relatório final serve para faturar sem discussão e, se ficou bonito, vira peça de portfólio para a próxima proposta.

No VPort, a equipe faz tudo isso pelo celular: registros com foto, pedidos extras aprovados pelo cliente no link e os números do dia, como consumo de café e água. O relatório final sai pronto, com a marca do buffet.