Duas contas diferentes
Hora extra em evento envolve duas contas que costumam ser confundidas. Uma é o que você paga para a sua equipe. A outra é o que você cobra do cliente. Elas não precisam ter o mesmo valor, mas as duas dependem de um registro confiável de horário.
Se você não sabe com precisão a que horas a equipe começou e terminou, não consegue nem pagar certo nem cobrar certo.
O que diz a lei, em linhas gerais
Para quem é contratado pela CLT, a Constituição garante que a hora extra seja paga com pelo menos 50% a mais que a hora normal. Convenções coletivas de várias categorias aumentam esse percentual, principalmente em domingos e feriados.
Trabalho entre 22h e 5h é noturno e tem adicional de pelo menos 20% para trabalhador urbano, além da hora noturna mais curta, de 52 minutos e 30 segundos. Em evento, isso aparece muito em montagem, desmontagem e festas.
Freelancer e diarista seguem o que estiver combinado no contrato ou no acordo de diária. Por isso vale deixar escrito, antes do evento, quanto vale a hora além do combinado.
Regras trabalhistas mudam com a categoria e a convenção da sua região. Use estes números como referência geral e confirme os percentuais com o seu contador.
Como registrar o horário da equipe
- Horário de chegada e de saída de cada pessoa, anotado na hora, e não no fim do evento.
- Pausas longas, como intervalo de refeição.
- O motivo de qualquer hora além do previsto: atraso do cliente, pedido de extensão, problema do local.
- Quem do cliente pediu ou autorizou a extensão, quando for o caso.
O motivo é o que define quem paga. Se a desmontagem atrasou porque a organizadora só liberou o pavilhão às 23h, essa hora pode ser repassada. Se atrasou porque faltou gente na equipe, provavelmente não.
Calculando o custo para você
Um exemplo simples. Um garçom com diária de R$ 200 para 8 horas tem hora de R$ 25. Se o acordo prevê hora extra com 50% a mais, cada hora extra custa R$ 37,50. Se o coquetel estica duas horas, são R$ 75 a mais por garçom. Com dez garçons, R$ 750 que não estavam no orçamento.
Some a isso transporte de madrugada, refeição extra e, às vezes, a diária do dia seguinte de quem não pode ser escalado sem descanso. O custo real da extensão quase sempre é maior que a conta da hora.
Como cobrar do cliente
- Coloque no contrato o valor da hora extra por função: garçom, recepcionista, técnico, segurança.
- Combine que extensões precisam ser autorizadas por uma pessoa específica do cliente.
- Quando o evento estica, avise na hora: "o coquetel vai passar do horário, cada hora a mais de equipe custa R$ X, autoriza?".
- Registre a autorização com nome e horário.
- No fim do dia, mande o resumo das horas extras junto com os outros extras.
Use o histórico para orçar melhor
Depois de alguns eventos, você começa a ver padrões. Casamento estica em média uma hora. Convenção de vendas costuma atrasar na abertura. Desmontagem em certo pavilhão sempre libera tarde. Com esse histórico, dá para colocar uma margem no orçamento ou deixar a hora extra prevista em contrato.
No VPort, cada registro tem horário, e os pedidos de extensão entram como pedido extra, aprovados pelo cliente no link. Na hora de fechar a folha e a fatura, está tudo no mesmo lugar.