Como cobrar pedido extra em evento sem discussão na fatura.

O pedido extra quase sempre nasce no corredor. Alguém da produção do cliente chega e diz "manda mais duas caixas de água para a plenária". A equipe atende, porque o evento não pode parar, e ninguém anota nada além de um "ok" no grupo de WhatsApp.

Na hora de faturar, o financeiro do cliente olha a nota e não encontra aquele item no contrato. Pergunta quem pediu. A pessoa do corredor já saiu da empresa, ou não lembra, ou diz que pediu uma caixa e não duas. Pronto: o extra vira desconto para manter o cliente.

Não é má-fé na maioria das vezes. É falta de registro. E falta de registro, no fim, quem paga é o fornecedor.

• O que foi pedido, com quantidade: "8 caixas de água mineral 500 ml", e não "água".
• Quem pediu, com nome e função. Se for alguém de fora da lista de contatos do contrato, vale anotar também quem estava junto.
• O horário do pedido e o horário da entrega.
• O valor, ou pelo menos a regra de preço (por unidade, por hora, por pessoa).
• Quem aprovou o custo. Nem sempre quem pede é quem pode aprovar.
• Uma foto da entrega, quando fizer sentido.

O melhor momento para evitar discussão é antes de ela existir. Na reunião de alinhamento, pergunte ao cliente duas coisas: quem pode pedir extra durante o evento e quem pode aprovar o custo. Anote os nomes no briefing.

Deixe também uma tabela de preços dos extras mais comuns. Água, café, garçom por hora, hora extra de equipe, reposição de material. Com o preço combinado, a aprovação no evento fica rápida, porque ninguém precisa negociar no meio da correria.

Regra prática: se quem pede não é quem aprova, avise o aprovador na hora, por escrito, antes de entregar. Uma mensagem de dez segundos evita uma discussão de dez dias.

Aprovação verbal não vale nada na hora da fatura. O ideal é que o cliente aprove por escrito, com nome e horário, antes ou logo depois da entrega.

Isso não precisa ser burocrático. Pode ser uma resposta no WhatsApp, desde que fique claro o que foi aprovado e por quanto. O problema do WhatsApp é que a mensagem se perde no meio de outras quinhentas, e na hora de montar a fatura alguém precisa caçar o print.

Por isso vale ter um lugar só para os extras de cada evento, separado por dia. Quem vai faturar abre e encontra tudo: o que foi pedido, quem aprovou e quando.

Acontece bastante. Você passa R$ 520 por dois garçons extras e o cliente pede R$ 450. Vocês fecham em R$ 480. Se isso fica só na conversa, a fatura sai com o valor errado de um lado ou de outro.

Anote o primeiro preço e o preço fechado. Além de evitar erro na cobrança, esse histórico mostra ao seu time comercial quanto vocês costumam ceder em cada tipo de extra, o que ajuda a montar a tabela do próximo contrato.

No fim de cada dia de evento, junte os extras aprovados e mande um resumo ao cliente. Algo curto: lista dos itens, quantidade, valor e quem aprovou. Se houver algum erro, ele aparece agora, com o evento ainda fresco na memória de todo mundo.

Em evento de vários dias, esse fechamento diário é o que impede a fatura final de virar uma pilha de itens que ninguém reconhece.

No VPort, a equipe registra o pedido extra pelo celular, com quantidade, valor e foto. O cliente recebe no link do evento e aprova, recusa ou faz uma contraproposta ali mesmo. Nome, data e hora ficam gravados, e no fim do evento sai um resumo com tudo o que foi aprovado, recusado e negociado.