Como provar ao cliente que o serviço do evento foi entregue.

Raramente é no evento. A dúvida aparece dias ou semanas depois, quando o financeiro do cliente recebe a fatura e a pessoa que estava no evento não lembra direito. "O coffee da tarde foi servido mesmo?" "Os dois seguranças extras ficaram até o fim?"

Nesse momento, a memória da sua equipe não serve como prova. O que serve é um registro feito na hora, que qualquer pessoa consiga consultar.

• Foto do serviço pronto, com data e horário.
• Registro escrito feito na hora, e não no fim do dia.
• Aprovação do cliente por escrito, com nome, para tudo que foi extra.
• Ocorrências registradas com a solução, mostrando que o problema foi resolvido.
• Um relatório diário enviado ao cliente durante o evento, que ele recebeu e não contestou.

O relatório que o cliente recebeu no próprio dia e não questionou é a prova mais forte que existe. Contestar algo que ele acompanhou em tempo real é muito mais difícil.

Muitas equipes só registram quando algo dá errado. O resultado é um relatório que parece uma lista de problemas, sem nenhuma prova do que deu certo.

Registre também o andamento normal: "coffee break montado às 9h35", "salão limpo e liberado às 7h50", "som testado e aprovado pelo técnico do cliente às 8h". Esses registros de rotina são exatamente os que provam a entrega.

Mandar tudo só no fim tem um risco: se algo estiver errado, ninguém tem mais como conferir. Quando o cliente acompanha durante o evento, ele vê a entrega acontecendo, aponta problemas na hora e, no fim, não tem o que contestar.

E o cliente que acompanha confia mais. Ele não precisa ligar para saber se está tudo certo, porque está vendo.

Prova que ninguém encontra é inútil. Mantenha o registro de cada evento em um lugar só, separado por dia, com os extras e as aprovações juntos. Quando a dúvida chegar, você manda o link ou o PDF daquele dia e encerra o assunto.

No VPort, cada registro tem foto, horário e autor. O cliente acompanha pelo link durante o evento e aprova os extras ali mesmo. No fim, o evento inteiro sai em PDF e planilha, prontos para responder qualquer pergunta da fatura.