Como registrar avarias em montagem de stand e não pagar pelo que não quebrou.

Avaria sem registro vira palavra contra palavra. O expositor diz que o painel chegou arranhado, a montadora diz que estava perfeito, a organizadora cobra o piso de alguém. Sem foto e sem horário, ganha quem tem mais poder na relação, e raramente é o fornecedor.

Por isso o registro de avaria precisa ser imediato e com prova visual. Uma foto tirada na hora vale mais que qualquer explicação dada dias depois.

• Na descarga: material que já chega danificado do transporte ou do galpão.
• Na montagem: peça que quebra durante a instalação, ou dano causado por outro fornecedor que divide o corredor.
• Durante a feira: dano causado por visitante, pelo expositor ou pela limpeza do pavilhão.
• Na desmontagem: o que quebra ao desmontar e o que já estava quebrado e só agora aparece.

1. O que foi danificado, com descrição objetiva: "painel lateral esquerdo, arranhão de 30 cm".
2. Onde está a peça: stand, posição, número do item no projeto, se houver.
3. Quando o dano foi percebido, com horário.
4. Uma foto de longe, para mostrar onde é, e uma de perto, para mostrar o dano.
5. Quem foi avisado: expositor, organizadora, transportadora.
6. Se o dano impede o uso ou pode esperar.

Fotografe a avaria antes de tentar consertar ou esconder. Depois de mexer, a foto não prova mais como estava.

Registrar para você é metade do trabalho. A outra metade é avisar quem precisa saber, no mesmo dia. Se o painel chegou arranhado, avise o expositor antes de montar, e pergunte se ele quer seguir assim ou esperar uma reposição.

Se o piso do pavilhão já tinha uma mancha onde o stand vai ficar, registre e avise a organizadora antes de cobrir com carpete. Na desmontagem, quando a mancha aparecer, você tem como mostrar que ela já estava lá.

É na desmontagem que aparece a maioria das cobranças. Para se proteger, compare o estado das peças com as fotos da montagem e da entrega. O que estava perfeito na entrega e voltou danificado aconteceu durante a feira, e isso muda quem é o responsável.

Fotografe também o espaço vazio depois de retirar tudo. É a prova de como você devolveu o local para a organizadora.

De nada adianta ter a foto se ninguém acha quando precisa. Mantenha as avarias de cada feira juntas, com data, horário e o stand de cada uma. Quando a cobrança chegar, semanas depois, você responde em minutos.

No VPort, a avaria entra como ocorrência, com foto e horário, mesmo sem sinal no pavilhão. O expositor vê no link na hora, e a resolução fica ligada à ocorrência. No fim, tudo sai no relatório da feira.