O problema de quem faz limpeza em evento
Uma reclamação de banheiro sujo às 15h pode apagar um dia inteiro de trabalho. O contratante não viu as doze rondas da manhã. Viu o banheiro sujo no pico do intervalo.
O relatório de limpeza existe para mostrar o que aconteceu entre uma reclamação e outra: quantas vezes cada área foi atendida, quanto material foi reposto e como cada problema foi resolvido.
Divida o evento em áreas
- Banheiros, cada um identificado: térreo, mezanino, área VIP.
- Plenária ou salão principal.
- Áreas de alimentação e copa.
- Corredores, entrada e credenciamento.
- Camarins, salas de apoio e backstage.
- Área externa, estacionamento e lixo.
Com as áreas definidas, cada ronda e cada ocorrência ganha um endereço. "Banheiro do mezanino, 14:10" diz muito mais que "banheiro".
Registre as rondas
Em vez de anotar todas as rondas no fim do dia, de memória, registre na hora: área, horário e uma foto rápida de como ficou. Não precisa ser em todas, mas faça questão nos horários de pico, logo depois de intervalos e antes de momentos importantes, como a entrada do palestrante principal.
Uma ronda registrada às 14h55 no banheiro do térreo, com foto, encerra a discussão sobre a reclamação das 15h. Ela mostra que a área foi atendida cinco minutos antes do pico.
Controle de insumos
- Papel higiênico, papel toalha e sabonete repostos, por área e horário.
- Sacos de lixo usados.
- Produtos de limpeza consumidos.
- Itens que acabaram e precisaram de compra de emergência.
Esse controle mostra o volume de trabalho e ajuda a cobrar insumos acima do previsto quando o público foi maior que o combinado.
Ocorrências e equipe extra
Vazamento, entupimento, derramamento no salão, lixo acumulado na área externa. Cada ocorrência precisa de horário, área, foto e o registro da solução. Se a solução dependeu de outro fornecedor, como a manutenção do prédio, anote quem foi chamado e quando chegou.
Quando o contratante pede reforço de equipe, isso é pedido extra. Registre quem pediu, quantas pessoas, por quanto tempo e o valor, e peça aprovação.
O resumo do dia para o contratante
No fim do dia, mande um resumo curto: número de rondas por área, insumos repostos, ocorrências e como foram resolvidas, e qualquer pedido extra aprovado. Em três parágrafos, o contratante entende o tamanho do trabalho.
No VPort, a equipe registra rondas e ocorrências pelo celular, com foto e horário. O contratante acompanha pelo link e vê o serviço acontecendo, e os números do dia, como insumos repostos, entram no relatório final.