Briefing de evento: o que perguntar antes de fechar.

• Qual é o objetivo? Vender, treinar, celebrar, lançar um produto, relacionar com clientes.
• O que faria o cliente considerar o evento um sucesso? Peça um critério concreto.
• É a primeira edição ou já aconteceu antes? O que deu errado da última vez?
• Quem é o público, quantas pessoas, e quantas devem realmente aparecer.

• Local definido? Quais são as regras dele: horário de montagem, doca, energia, fornecedores exclusivos.
• Horário de acesso para montagem e prazo para desmontagem.
• Programação completa, com intervalos e refeições.
• O que acontece se a programação atrasar: alguém estende ou corta?

Essa é a parte mais esquecida e a que mais gera problema. Pergunte quem aprova o projeto, quem pode pedir mudança no dia e quem aprova custo extra. Muitas vezes são três pessoas diferentes.

• Contato principal durante o evento.
• Quem pode pedir extra.
• Quem aprova o custo do extra.
• Quem recebe o relatório e a fatura.

Se o cliente não souber responder quem aprova extra, combine ali mesmo. Deixar para descobrir no dia do evento é garantia de discussão na fatura.

• Orçamento total e o que está dentro dele.
• Tabela de preços dos extras mais prováveis.
• Forma e prazo de pagamento.
• Política para cancelamento ou redução de público.

Pergunte como o cliente quer ficar sabendo do que acontece. Uns querem tudo em tempo real. Outros querem só um resumo no fim do dia. Alguns precisam repassar para a diretoria e querem algo fácil de mostrar.

Pergunte também o que ele precisa no relatório final: números de público, consumo, leads, fotos para a comunicação interna. Saber isso antes muda o que a equipe registra durante o evento.

O briefing não pode ficar no e-mail de quem vendeu. A equipe que vai operar o evento precisa ter acesso às respostas, principalmente a quem decide o quê.

No VPort, o briefing fica dentro do evento, junto dos registros, e pode ser completado pelo próprio cliente pelo link. Quem está operando sabe na hora a quem pedir aprovação.