Gestão de equipe temporária e freelancers em eventos.

A equipe fixa sabe onde fica a copa, quem é o cliente chato e o que fazer quando falta gelo. O freelancer que chegou hoje não sabe nada disso. E em dezembro, ou em temporada de feiras, ele é maioria.

A solução não é treinar por horas. É deixar o trabalho simples o bastante para que qualquer um consiga fazer bem no primeiro dia.

1. Monte a escala com função, horário e líder de cada pessoa.
2. Mande um briefing curto por escrito: endereço, horário, roupa, a quem se apresentar, o que fazer.
3. Confirme presença na véspera, com tempo de substituir quem desistir.
4. Deixe o contato do líder de turno com todo mundo.

• Reunião de 10 minutos antes do serviço: o evento, o cliente, as regras e quem é quem.
• Cada pessoa sabe a sua função e a área pela qual responde.
• Explique como registrar o que acontece: o que foi feito, problemas e pedidos do cliente.
• Junte cada freelancer novo a alguém da equipe fixa nas primeiras horas.

Se a forma de registrar exige treinamento, o freelancer não vai registrar. Ela precisa ser tão simples quanto tirar uma foto e escrever uma frase.

Com muita gente nova, saber quem fez cada coisa fica difícil. Quem montou aquela mesa? Quem atendeu o pedido do cliente às 15h? Quem estava no banheiro do mezanino quando a reclamação chegou?

Quando cada registro sai com o nome de quem fez, a resposta está lá. Isso ajuda a resolver problemas e a reconhecer quem trabalhou bem, o que pesa na hora de chamar de novo.

Freelancer costuma receber por diária, com hora extra combinada à parte. Registre chegada e saída de cada um na hora, e o motivo de qualquer hora a mais. No fim do evento, a conta fecha sem discussão, e você consegue repassar ao cliente o que foi extensão pedida por ele.

Faça uma avaliação rápida de cada freelancer: pontualidade, postura, qualidade do trabalho. Em pouco tempo você monta um banco de gente boa para chamar primeiro na próxima temporada.

No VPort, qualquer pessoa da equipe registra pelo celular, sem treinamento. Cada registro sai com o nome de quem fez, o horário e a foto, e a coordenação acompanha tudo em tempo real.