Dois cronogramas, não um
Existe o cronograma do público, que é a programação: abertura, palestras, intervalos, almoço, encerramento. E existe o cronograma da operação, que começa horas antes e termina horas depois.
O segundo é o que faz o primeiro acontecer. Ele diz a que horas a cenografia termina, quando o som faz a passagem, quando o buffet monta o coffee e quando a limpeza entra no salão.
Exemplo de um dia de convenção
| O que registrar | Exemplo |
|---|---|
| 05:30 | Abertura do local. Chegada da segurança e da limpeza. |
| 06:00 | Cenografia finaliza ajustes. Limpeza geral do salão e banheiros. |
| 06:30 | Técnica de som e luz chega. Passagem de som às 7h. |
| 07:00 | Buffet chega para montar o café de boas-vindas. |
| 07:30 | Recepção e credenciamento em posição. Teste do sistema de credenciais. |
| 08:00 | Abertura do credenciamento e café de boas-vindas. |
| 09:00 | Abertura do evento no palco. |
| 10:30 | Coffee break. Buffet monta a partir das 10h. Limpeza faz ronda logo depois. |
| 12:30 | Almoço. Salão de almoço pronto às 12h. |
| 18:00 | Encerramento do dia. Limpeza do salão e preparação para o dia seguinte. |
Repare que cada momento do público tem um momento da operação antes dele. É essa antecedência que precisa estar escrita.
Coloque folga onde mais atrasa
Todo evento atrasa em algum ponto. Os mais comuns são a abertura, a primeira palestra depois do almoço e a desmontagem. Deixe folga de 15 a 30 minutos nesses pontos, principalmente para o buffet e a limpeza, que dependem do horário do palco.
Combine com o buffet que o coffee pode ser servido até 20 minutos depois do horário previsto sem custo extra. Isso evita o extra de hora quando a palestra estoura.
Um responsável por etapa
- Cada linha do cronograma tem um fornecedor e um nome responsável.
- Para as etapas críticas, defina também quem confere: a passagem de som, a montagem do coffee, a liberação do salão.
- Deixe claro quem avisa quando um horário muda, e para quem.
Acompanhe o planejado contra o realizado
Durante o evento, o mais útil é ver, em tempo real, o que já foi feito. "Coffee montado às 10h05" contra o previsto de 10h. "Salão liberado às 6h50" contra o previsto de 6h30. Com esse registro, você enxerga o atraso antes de ele virar problema.
No fim, esse comparativo vira aprendizado. Se o salão sempre libera atrasado naquele local, no próximo evento a limpeza entra mais cedo.
O cronograma do próximo evento sai muito melhor quando você tem os horários reais do último. Registrar o horário de cada entrega é o que torna isso possível.
Na prática
No VPort, cada fornecedor registra a etapa concluída pelo celular, com horário e foto. A coordenação vê a operação inteira acontecendo e o cliente acompanha pelo link. O relatório do dia já sai com os horários reais de cada entrega.