Como coordenar vários fornecedores no mesmo evento sem viver no telefone.

Na maioria dos eventos, os fornecedores sabem fazer o trabalho deles. O que falha é a informação entre eles. O buffet não sabe que a palestra atrasou. A limpeza não sabe que o coquetel mudou de sala. A segurança descobre pelo rádio que chegou um convidado VIP.

Quem coordena vira o centro de tudo, e cada informação passa pelo celular dele. Funciona até o primeiro imprevisto sério. Aí o celular vira gargalo.

1. Monte uma lista com todos os fornecedores, o responsável de cada um no dia e o telefone.
2. Faça um cronograma único, com o horário de cada fornecedor: chegada, montagem, serviço, desmontagem.
3. Defina quem decide o quê. Quem autoriza extra, quem fala com o cliente, quem resolve problema com o local.
4. Faça uma reunião curta de alinhamento, de preferência no local, com os responsáveis de todos os fornecedores juntos.
5. Combine como cada um vai registrar o que acontece e como você vai ficar sabendo.

O erro mais comum é deixar cada fornecedor reportar do seu jeito. Um manda áudio, outro manda foto solta, outro só avisa quando você pergunta. No fim do dia, você tem que juntar tudo para montar o relatório do cliente.

Peça que todos registrem no mesmo lugar, no mesmo formato: o que aconteceu, a que horas, com foto. Você passa a ver a operação inteira de uma vez, e o relatório do dia praticamente se monta sozinho.

Teste simples: no meio do evento, você consegue saber o que cada fornecedor fez na última hora sem ligar para ninguém? Se a resposta é não, o problema é o método, não as pessoas.

• Acompanhe os registros de todos em tempo real, em vez de esperar que te liguem.
• Quando surgir uma ocorrência que afeta outro fornecedor, avise os dois na hora.
• Centralize os pedidos extras do cliente: ele pede a você, você repassa e acompanha a aprovação.
• Mantenha o cliente informado sem que ele precise perguntar.

Conflito entre fornecedores é rotina: a cenografia que ocupa a doca na hora da entrega do buffet, o som que testa no volume máximo durante a arrumação do salão. Registre o conflito, o horário e como foi resolvido. Se algum deles atrasar o serviço por causa do outro, esse registro define a responsabilidade.

Esse tipo de registro costuma ser interno. O cliente não precisa ver a briga na doca, só que o coffee saiu no horário.

Com os registros de todos os fornecedores no mesmo lugar, o relatório do dia sai com o retrato completo do evento, e não só do que a agência viu. No fim, o relatório final mostra o trabalho de cada fornecedor, os extras aprovados e as ocorrências resolvidas.

No VPort, cada fornecedor registra pelo celular, a agência acompanha tudo em tempo real e o cliente recebe um link com a marca da agência. É a forma de coordenar sem ser o telefone de todo mundo.