Como montar o relatório final de um evento para o cliente.

Quem recebe o relatório final quase nunca é só a pessoa que acompanhou o evento. Ele vai para o gerente, para o financeiro, às vezes para a diretoria. Gente que não estava lá e precisa entender, em poucos minutos, o que aconteceu e se valeu o dinheiro.

Por isso o relatório precisa começar pelo resumo e pelos números, e deixar os detalhes para depois.

1. Capa com o nome do evento, cliente, data, local e a sua marca.
2. Resumo em um parágrafo: o que foi entregue e os destaques.
3. O evento em números: público, dias, registros, ocorrências resolvidas, extras aprovados.
4. Números da operação: consumo, visitantes, leads, brindes, o que fizer sentido para aquele evento.
5. Resumo de cada dia.
6. Ocorrências e como foram resolvidas.
7. Pedidos extras: o que foi aprovado, recusado e negociado, com valores.
8. Seleção de fotos.
9. Aprendizados e recomendações para a próxima edição.

Número convence mais que adjetivo. "Evento um sucesso" não diz nada. "1.240 credenciados, 3.100 doses de café servidas, 14 ocorrências, todas resolvidas no mesmo dia" diz muito.

Os números da operação são os que o cliente não teria como saber sozinho: quantas pessoas passaram pelo stand, quantos brindes foram entregues, quantas visitas teve o espaço instagramável. Se a equipe registrou durante o evento, eles entram no relatório sem esforço.

Muita agência tem receio de colocar problemas no relatório final. O efeito costuma ser o contrário do que se teme. Ocorrência registrada com a solução mostra controle. O cliente sabe que algo dá errado em todo evento. O que ele quer saber é se alguém resolveu.

O que não vai para o relatório são os bastidores: conflito entre fornecedores, problema interno de equipe. Separe isso desde o registro.

Um relatório sem nenhuma ocorrência parece maquiado. Um relatório com ocorrências resolvidas parece profissional.

Se houve pedido extra, ele precisa estar no relatório com quem aprovou e quando. Assim a fatura chega já explicada, e o financeiro do cliente não precisa perguntar nada. Mostrar o primeiro preço e o preço negociado também ajuda o cliente a ver a economia que ele conseguiu.

Relatório final entregue duas semanas depois perde força. O ideal é que ele saia no dia seguinte ao fim do evento, com tudo ainda fresco. Isso só é possível se o relatório foi sendo montado durante o evento, e não juntado do zero no fim.

No VPort, o relatório final se monta sozinho a partir dos registros de cada dia: números, ocorrências, extras e fotos, com a marca da agência. Sai em PDF ou planilha no fim do evento.