Como avaliar fornecedores de eventos depois de cada evento.

Uma semana depois do evento, a impressão geral já substituiu os detalhes. Você lembra que foi bom ou ruim, mas não lembra que o som atrasou a passagem em 40 minutos ou que a limpeza resolveu um vazamento em dez.

Avalie nos dois ou três dias seguintes, de preferência olhando o relatório do evento, e não só a memória.

• Pontualidade: chegou e entregou cada etapa no horário combinado?
• Qualidade do serviço: o que foi entregue estava como contratado?
• Ocorrências: quantas aconteceram por responsabilidade do fornecedor?
• Resposta a problemas: quando algo deu errado, quanto tempo levou para resolver?
• Comunicação: avisou dos problemas na hora, ou você descobriu sozinho?
• Extras: pediu aprovação antes, com preço claro, ou apareceu tudo na fatura?
• Registro: entregou relatório e fotos sem você precisar pedir?

Uma nota de 1 a 5 para cada critério é suficiente. O que faz a diferença é anotar ao lado o fato que justifica a nota: "atrasou a montagem do coffee em 25 minutos no segundo dia", "resolveu o vazamento do banheiro em 12 minutos, com foto".

Daqui a seis meses, quando você for escolher de novo, a nota sozinha não diz muito. O fato diz.

Fornecedor que registra a própria operação facilita a avaliação. Os horários, as ocorrências e as resoluções já estão lá, e você avalia com base no que aconteceu.

Com algumas avaliações acumuladas, você consegue comparar. Qual buffet tem menos ocorrências? Qual montadora entrega no prazo? Qual empresa de limpeza responde mais rápido? Essa comparação é muito mais útil numa negociação do que o preço sozinho.

Mande a avaliação para o fornecedor. Os bons gostam de saber o que funcionou e corrigem o que não funcionou. E fornecedor que sabe que é avaliado trabalha diferente no próximo evento.

No VPort, quem contrata vê a operação de todos os fornecedores no mesmo painel, com os horários e as ocorrências de cada um. A avaliação deixa de ser memória e passa a ser dado.