O que a diretoria e o financeiro querem saber
- Quanto foi gasto no total e com cada fornecedor.
- O que foi contratado e o que foi entregue de fato.
- O que foi extra, quem autorizou e por quê.
- Se o evento atingiu o objetivo, com algum número que mostre isso.
Repare que as três primeiras perguntas dependem dos fornecedores. Se eles não registrarem, você não tem como responder.
Exija antes de contratar
O melhor momento para garantir a prestação de contas é na contratação. Coloque no contrato ou no pedido de compra o que cada fornecedor precisa entregar além do serviço.
- Relatório diário do que foi feito, com fotos.
- Pedidos extras só com aprovação por escrito de uma pessoa definida por você.
- Registro das ocorrências e de como foram resolvidas.
- Relatório final consolidado, entregue até alguns dias depois do evento.
- Fatura com os extras já identificados, batendo com as aprovações.
Controle os extras durante o evento
Os extras são a parte que mais complica a prestação de contas. São pedidos no corredor, por pessoas diferentes, e aparecem na fatura dias depois sem que ninguém lembre.
Defina quem da sua equipe pode aprovar extra e exija que nada seja feito sem essa aprovação. Se possível, aprove tudo por escrito, em um lugar só. No fim, você tem a lista completa do que foi pedido, quanto custou e quem autorizou.
Um extra aprovado por escrito durante o evento não precisa ser explicado depois. Um extra que aparece só na fatura vira uma pergunta do financeiro, e às vezes da auditoria.
Junte tudo em um documento
A prestação de contas fica muito mais fácil quando todos os fornecedores entregam no mesmo formato. Em vez de juntar um PDF de cada um, com estruturas diferentes, você tem uma visão única do evento: o que cada fornecedor fez, os extras de todos e os números da operação.
Use números para mostrar resultado
Além de explicar os gastos, a prestação de contas é a chance de mostrar que o evento valeu a pena. Público presente, visitantes no estande, leads captados, brindes entregues. Peça aos fornecedores que registrem esses números durante o evento.
No VPort, cada fornecedor registra a operação pelo celular, você aprova os extras pelo link e, no fim, tem o relatório do evento inteiro com números, extras e fotos, pronto para a prestação de contas.