Onde o orçamento estoura
- Público maior que o previsto, com mais comida, bebida e equipe.
- Programação que atrasa e gera hora extra de vários fornecedores.
- Mudanças pedidas no dia: troca de sala, mais um ponto de energia, outro layout.
- Reposições de última hora: água, café, material.
- Itens que ficaram de fora do orçamento e aparecem como "necessários" no evento.
Reserve uma margem e saiba o preço
Todo evento deveria ter uma reserva para extras, entre 5% e 15% do orçamento, dependendo do tipo de evento e do quanto o público pode variar. Essa reserva não é para gastar, é para não precisar pedir verba nova no meio do evento.
Peça a cada fornecedor, antes do evento, o preço dos extras mais prováveis. Com a tabela na mão, você aprova rápido e sabe exatamente quanto já gastou da reserva.
Uma regra de aprovação
- Defina uma ou duas pessoas que podem aprovar extra.
- Avise todos os fornecedores: extra sem aprovação dessas pessoas não será pago.
- Aprove por escrito, com valor, sempre antes da execução.
- Mantenha uma soma atualizada do que já foi aprovado contra a reserva.
A frase "extra sem aprovação não será pago", dita antes do evento, resolve metade dos problemas. Os fornecedores passam a pedir antes de fazer.
Negocie na hora
Muitos extras têm margem para negociação, principalmente quando são pedidos em volume ou de última hora. Quando o fornecedor propõe um valor, faça uma contraproposta. Registre o primeiro preço e o fechado.
No fim do evento, a diferença entre os dois mostra quanto você economizou, um número que vale a pena colocar na prestação de contas.
Feche no mesmo dia
Em evento de vários dias, confira os extras ao fim de cada um. Erro descoberto no mesmo dia se corrige em uma conversa. Erro descoberto na fatura, semanas depois, vira disputa.
No VPort, os fornecedores pedem o extra pelo sistema e você aprova, recusa ou negocia pelo link do evento. No fim, sai o resumo de tudo que foi aprovado, recusado e negociado, com a economia conquistada.