Como estimar o consumo de café, água e alimentos por convidado.

As quantidades abaixo são pontos de partida usados no mercado de eventos. Elas variam bastante com o tipo de público, o clima, a duração do evento e o horário. Use para o primeiro orçamento e ajuste com o que você medir.

Nenhuma tabela substitui o seu histórico. Depois de três ou quatro eventos parecidos com o consumo registrado, você vai ter números mais precisos que qualquer referência genérica.

• Café no coffee break: em média uma a duas xícaras por pessoa por intervalo. Pela manhã o consumo é maior que à tarde.
• Café de boas-vindas: quase todo mundo toma, conte uma xícara por pessoa.
• Água em ambiente climatizado: algo entre 300 e 500 ml por pessoa a cada meio período.
• Água em evento externo ou em dia quente: pode passar de 1 litro por pessoa a cada meio período.

• Coffee break: de 4 a 6 itens por pessoa, entre doces e salgados.
• Coquetel de duas horas, servindo como refeição: algo entre 12 e 18 salgados por pessoa.
• Coquetel curto, antes de um jantar: de 6 a 8 itens por pessoa.
• Almoço: planeje pelo número de pessoas confirmadas no dia, e não pelo total de inscritos.

• Perfil do público: evento técnico com público jovem consome diferente de um encontro de diretoria.
• Duração dos intervalos: intervalo curto, consumo menor.
• Horário: o coffee da manhã costuma consumir mais que o da tarde.
• Clima: calor aumenta muito o consumo de água e bebidas frias.
• Taxa de comparecimento: em eventos gratuitos, é comum aparecer bem menos gente que o número de inscritos.

1. Em cada evento, anote o número real de pessoas em cada serviço.
2. Anote o consumo de cada item: doses de café, garrafas de água, porções.
3. Registre o tipo de evento, o horário e o clima.
4. Divida o consumo pelo número de pessoas para ter a média por convidado.
5. Compare eventos parecidos e ajuste a referência que você usa no orçamento.

Faltar comida é o erro que o cliente vê. Sobrar é o erro que você paga. Com o consumo registrado evento a evento, os dois diminuem, e o orçamento fica mais competitivo sem risco.

No VPort, o consumo entra nos números do dia: a equipe escolhe café, água ou porções na lista e informa a quantidade. No fim do evento, o total aparece no relatório, pronto para virar o seu histórico.