Medir só o que alguém vai usar
O erro mais comum é querer medir tudo. A equipe se cansa, preenche de qualquer jeito e os números perdem valor. Escolha poucos indicadores, os que o cliente vai querer ver no relatório e os que vão ajudar você a orçar melhor.
Uma boa pergunta para escolher: se eu tiver esse número no fim do evento, o que vou fazer com ele? Se a resposta for "nada", não meça.
Público
- Credenciados ou participantes, por dia.
- Passantes em frente ao estande ou numa área específica.
- Visitantes no estande, que entraram e interagiram.
- Visitas ao espaço instagramável ou a uma ativação.
- Leads captados.
- Brindes e amostras entregues.
Consumo
- Doses de café e garrafas de água.
- Porções servidas em coffee break, almoço e coquetel.
- Bebidas, quando são cobradas por consumo.
- Insumos de limpeza e de banheiro.
Consumo é o indicador que mais ajuda no orçamento. Depois de alguns eventos, você sabe quanto cada tipo de público consome e para de errar a quantidade para mais ou para menos.
Operação
- Número de ocorrências por dia e por tipo.
- Tempo entre a ocorrência e a resolução.
- Horário de pico das ocorrências.
- Pedidos extras: quantidade, valor e taxa de aprovação.
- Horas extras da equipe.
Saber o horário de pico das ocorrências é ouro. Se os problemas se concentram entre 18h e 20h, é ali que você reforça a equipe no próximo evento.
Quando registrar
Número anotado no fim do evento, de memória, é estimativa. O melhor é registrar ao fim de cada dia, ou até de cada turno, quando a contagem ainda está à mão: a folha do credenciamento, o contador do estande, as caixas de água abertas.
Deixe uma pessoa responsável por cada número. Se todo mundo é responsável, ninguém anota.
Como usar os números
No relatório final, os números mostram ao cliente o tamanho do que foi feito. No orçamento do próximo evento, mostram a você quanto vai precisar de cada coisa. Na venda, um histórico de eventos bem medidos é argumento de profissionalismo.
No VPort, a equipe preenche os números do dia pelo celular, escolhendo o item numa lista e informando a quantidade. Eles aparecem no link do cliente e somados no relatório final, dia a dia.