Feiras de negócios: um guia de operação para expositores e fornecedores.

• Manual do expositor lido de verdade: prazos, regras de montagem, horários de carga e descarga.
• Projeto do estande aprovado pela organizadora dentro do prazo.
• Credenciais da equipe e dos fornecedores pedidas com antecedência.
• Serviços contratados com a organizadora: energia, internet, limpeza, segurança.
• Escala da equipe do estande, com horários e funções.
• Metas da feira definidas: leads, reuniões, vendas, visitantes.

A montagem costuma ter dois ou três dias e muita gente dividindo o mesmo pavilhão. Registre a entrega de cada etapa com foto: estrutura, elétrica, mobiliário, comunicação visual. Confira tudo com o projeto antes de receber o estande, e anote as pendências com prazo.

Receba o estande com uma volta completa e fotos de todos os ângulos. Se algo aparecer danificado no meio da feira, essas fotos mostram como estava na entrega.

1. Chegada antes da abertura: limpeza, reposição de material e brindes, teste de equipamentos.
2. Reunião rápida com a equipe: metas do dia, quem fica onde, horários de pausa.
3. Durante o dia: registro de leads, de pedidos e de qualquer problema no estande.
4. No fim do dia: contagem dos números, reposição para amanhã e resumo para o gestor.

• Passantes em frente ao estande e visitantes que entraram.
• Leads captados, de preferência com a qualificação de cada um.
• Reuniões feitas e propostas pedidas.
• Brindes e amostras entregues.
• Visitas a ativações, como espaço instagramável ou demonstração de produto.

Com esses números por dia, dá para saber qual dia e qual horário trouxeram mais resultado, e ajustar a equipe na próxima edição.

Lâmpada queimada, tomada sem energia, internet que não funciona, material que acabou. Registre cada ocorrência com o horário e a solução. Se o problema foi de um serviço contratado com a organizadora, esse registro ajuda a pedir abatimento.

A desmontagem começa logo após o encerramento e costuma ter prazo curto. Separe o material que volta, o que é descartado e o que fica com cada fornecedor. Fotografe o espaço vazio ao final, como foi entregue à organizadora.

No VPort, montadora, expositor e fornecedores registram tudo pelo celular, mesmo sem sinal no pavilhão. Os números de cada dia e as ocorrências entram no relatório da feira, pronto no encerramento.